20141008

インターネット書店AMAZONで「時間術」で検索すると、実に13,018冊の本があります。これだけの本を全部読んだら、1日の体感時間が48時間位になりそうですが、残念ながら読んでいません。でも一日が短いと思ったこともありません。ということで、今回は私の方法を皆さんにお伝えしようと思います。

1日24時間という幻想

結局、1日の時間の区切りは人間が決めた「時計の長針が24周したとき」というだけのことです。仕事だけの話をするなら、同じ業務を2人がしたとしても体感時間が全然違うわけです。

仕事が早い「ミスタークイック」の一日

仕事が早い営業担当のミスタークイック。朝9時に出社してメールチェック。取引先に電話をして個別訪問。ランチをして、発注や見積書などの事務作業にとりかかる。夕方からチームで会議。議事録をまとめてメーリングリストに流して、少しだけ残業して19時に帰宅。

仕事が遅い「ミスタースローダンサー」の一日

仕事が早い営業担当のミスタースローダンサー。朝9時に出社してメールチェック。取引先に電話をして個別訪問。ランチをして、発注や見積書などの事務作業にとりかかる。夕方からチームで会議。議事録をまとめてメーリングリストに流して、少しだけ残業して19時に帰宅。

おんなじやん!って思うけど…

クイックさんもスローダンサーさんも全く同じことをしているようです。でも、こういうものだけ見ても違いは分からないんですよね。

営業マンだから、同じことやっていても結局「営業成績」で差が生まれてきます。でも、だからといって営業成績をメインで考えてしまうと問題が生じてしまうわけです。

「スローダンサーってさ使えないよね」みたいな。悲しいですよね。私たち士業・コンサルタントも気が遠くなるくらいの仕事があって、「時間が足りない」みたいな状況には幾度と無く陥ります。

寝なければいい、食べなければいい、飲まなければいい、遊ばなければいい。という選択肢を極力除外しながら、時間を有効活用するにはどうしたらいいのでしょうか。

まずは、時間が浪費しやすい項目を列挙してみる

日常業務のスピードもそうですが、それ以外にも時間をロスする危険は日常に満ち溢れています。列挙しながら解決策を模索していきましょう。

通常業務編

  • ブラインドタッチの未習得
  • ワード、エクセル、パワーポイントなどの書類作成スピードの遅さ
  • 何度も文章を打ったり消したりする推敲という名の混乱
  • 分からないことの調査
  • ケアレスミス

イレギュラーな事案編

  • 重大なミスなどのリカバリー
  • 急な断れないお誘い
  • 新しいサービスやトラブル回避のためのアイディア出し

ポイント1:やっぱイレギュラーなことに時間を取られるんだから

突然の重大なミスで1日潰れてしまうなんてことありませんか?もしかするとクライアント側のトラブルかもしれません。納期がある仕事との緊急性を比較し、トラブル回避を優先し、通常業務は徹夜する。

イレギュラーな事はやはり時間を浪費してしまうものです。だからこそ自分のこれまでのタスクを振り返り、イレギュラーな物をどんどん「レギュラー化」していく、つまり「想定内」にするということが時間術の第一歩です。

難度が高いと思うなら「二度目の発生からスムーズに」でもOKです。発生したトラブルが二度起きないような注意喚起、チェックシートなどを作ることで再発防止はもちろん、業務をルーチン化することができます。

ポイント2:PC関連はちょっと頑張ろう

タイピング速度が遅い方は、もう手書きで書いたものをスキャナで読み取ってやりとりした方が良いと思います。大手文房具メーカーで社内文章や伝票が手書きなところもありますよ。

「手書きはちょっとー、手が痛くなるし」というなら、せめてブラインドタッチをマスターしましょう。という私はマスターしていませんが、早いのでいいんです(笑)

これだけで、メールのやり取りが飛躍的に早くなります。あとはワードやエクセルなどですね。こういったものをよく使うけど苦手なら、いっそのこと一回アビバ行きましょう。習得が早いし、友達もできますから!あ、Officeの資格は取らなくていいですからね(笑)

ポイント3:メール文章推敲時に頭が混乱するなら

メールの文章を打ってー消してー打ってー消してー。みたいな「三百六十五歩のマーチさん」は、もういきなりパソコンで打ち始めるのをやめましょう。こういう方は、タイピング速度が早すぎて、脳の処理と同期できていないことが原因として挙げられます。

これを解決する方法は2つです。

2度目からの類似のメールを全部テンプレートにする

メールソフトのテンプレート機能を活用して、どんどんテンプレートを増やしていきましょう。テンプレートが増えることで、社内共有すれば新規雇用時などでも対応レベルを下げずに応対ができるようになります。

推敲しない

「時間」と「伝わること」を最優先にし、失礼で無いなら推敲しなくて大丈夫です。思っているほど、相手は気にしていません。

ポイント4:なにかを調べる時間

分からないことを調べる時間がかかるのは仕方のないことです。全く新しいことに取り組む場合、基礎がないのに調べようとしても「何から始めていいか分からない」という状態になってしまいます。これが一番時間を浪費する原因だと言えますね。

こういうことを解決する一番いい方法は「お金を払って聞く」です。もしくはお互い気軽に聞けるパートナーを見つけるでも良いかもしれません。

相手にとっては初歩的でも、自分にとっては未知の領域。自分のスタッフの教育の一環として「自分で調べよう」というのと、経営者の調査は別です。スタッフの調べ物は経営者が答えを知っていますが、経営者の知りたい答えは組織内にほぼありません。

だからこそ、報酬を支払って教えてもらうのが最も速く時間コストも抑えることができるでしょう。

ポイント5:スピードアップするとケアレスミス対策も重要

この世で最も人間性が問われる作業、ルーチンワーク。ここでのルーチンワークとは突発的な仕事や、アイディアを出す企画のような業務では無く、地味で地道な事務作業のことを指します。

誰かが言った。 「俺がなぜルーチンワークをしなければならないのだ?」と。

また、ある人がそれに答えた。 「ルーチンワークもこなせない人に、高度な仕事は頼めない」と。

ここでは、どちらの意見が正しいかということを議論するつもりは無く、どうせ生きている上でルーチンワークを絶対にするのだから上手くこなして、ステップアップにしようではないかと提案します。

なぜなら、この国では、ルーチンワークの上に高度な仕事が成り立つと考えられているからです。ケアレスミスが多い、注意力散漫、集中力が無い。このようなお小言をよくもらう方、残念ながらあなたの人間性が低く見られている可能性があります。

ケアレスミスでお悩みの方は、ぜひ以下のワークに取り組んでみましょう。

【ワーク】ルーチンワークでミスをしない方法 -自己チェック編-

準備物

  • 単純作業で作った提出物:多いほど良い
  • 提出期限       :余裕があるほど良い
  • 作成者(自分)    :1人
  • 提出するお客様    :1人~
  • 自分の仕事を疑う心  :多いほど良い

やりかた

  1. 一心不乱にルーチンワークをこなします。提出日から1日以上前に終了させるのがポイントです。ルーチンワークにおいて最も大切なのは、自己チェック!余裕を持って作業を終了させましょう。
  2. 少し時間をおきます。苦労した仕事こそ、自分のプライドや傲慢さが入り込みやすいものです。「俺がミスするわけない!」「私は完璧なのよ!」というナルシスト根性を取り除くために1時簡以上の時間を置きましょう。その間、シャワーなどを浴びて心身ともにリフレッシュするのも良いですね。
  3. 鏡と10秒間向かい合います。そして「アタイはアタイじゃない」と唱えましょう。自己チェック初心者に足りないものは「自分の仕事を疑う心」です。残念ながら、ビジネス経験の浅い人ほどこの傾向にあるようです。鏡を見ながら自己暗示をかけ、自分の中に潜む闇の人格を呼び出しましょう。また、この作業は周りに人がいない状態でやりましょう。見られるとブランドが著しく損なわれます。
  4. あらかじめ1で作成した提出物を取り出します。
  5. 自分が嫌いな人を思い浮かべ、その人が作った資料だと思い込みます。あの日、あの時、自分の人生を狂わせたあの人を思い出しましょう。
  6. 一心不乱にチェックします。赤ペンなどで書きなぐるのも効果的です。時々「意味不明」や「バカ」など、ダメージを与える言葉を交えながらチェック作業を進めましょう。
  7. 一通りチェックが終わったら、静かに席を立ちます。
  8. 鏡と10秒間向かい合います。そして「アタイはアタイだ」と10回唱えましょう。元の人格に戻るのです。さぁ!闇の人格を解き放ちましょう!
  9. さぁ、自分でチェックした提出物を見ましょう。恐らく、今までよりも多くの赤入れがされているはずです。作成中にナイスアイディアだと思っていた部分に「意味不明」と書いてあるかもしれません。素直に反省しましょう。
  10. 泣きながら、修正しましょう。「頼れるものは自分だけ」です。

いかがでしたか?

この方法をはじめて聞かれた方は、あまりビジネス環境に恵まれていらっしゃらなかったかもしれませんね。「思考は現実化する」くらいメジャーなケアレスミスに特化した考え方です。

あなたの尊敬している人も、会社員時代に鏡の前で「アタイはアタイじゃない」と唱えていたと思うとちょっぴり切ないですね。でも、デキる人はこれに類することをしています。断言の大バーゲンです。

かくいう私もこの方法によって、「誤字」や「英数字の半角全角」「フォントの不統一」などは色が変わって見えるようになりました。ここまでになると、つまらないミスで時間を取られることも激減します。

しかし、ルーチンワークに慢心は禁物!この方法を使って、素晴らしきルーチンワーク・ライフを歩んでください。また、自己暗示が苦手な方のために参考動画「誰でも自己暗示でラブアンドピース」を鋭意制作中ですので、お楽しみ!

おわりに

最後、ギャグで終えたな、と思われた方は違います。ビジネスにおいて自分を信じることと同じくらい「自分の仕事を疑う」ことは重要です。人間はミスをするもの。でも、それを事前に見つけたり予防することだってできます。そして、それは注意をするだけで実現できることもある。例えば、誤字チェックなども直前に気をつけるだけでできるようになるもの。

ぜひ、今日からやってみてください。

自分で制作しドキュメントの質がアップすることによって、得られる信頼高知区だってあります。ぜひ201年も残すところあとわずか。来年から自分をリニーアルするためにも、まずは時間の使い方ではなく、現業務の時短から取り組んでみてはいかがでしょうか。


2014/10/08

コンサルティング